オフィスでの電話転送在宅勤務者への電話転送・取次問題をどうすればいいか気になっていますか?

 

新型コロナの影響で緊急事態宣言が出され、当社のような中小企業でもテレワークを推進することになりました。

 

私は社内システム管理者なので、テレワークのための環境を整えなければなりません。

 

そこで解決すべき問題のひとつが、日々かかってくる電話の転送・取次をどうするかという事でした。

 

電話対応は当社の業務の中でもとても重要なので、これは難問に思えました。

 

そこで付き合いのあるシステムベンダーさんに相談したところ、これが拍子抜けするぐらい簡単な事だったのです。

 

 

在宅勤務者の電話転送問題はサクッと解決

モバビジむりゅ内線転送電話の図解
在宅勤務者向けの電話で提案してもらったのは、【モバビジ】というスマホで使える内線電話のしくみでした。

 

じつはテレワーク環境整備で、電話転送は大した問題ではなかったのです。

 

他にも取り組まなければならない課題はたくさんあるので、電話は最初に解決しておいて正解でした。

 

なぜなら、テレワークに本格的に移行する前から、導入メリットが目に見える形で出たからです。

 

社員にも好評で、「これなら在宅勤務も問題なくできそう」という声もあがってきています。

 

テレワーク導入には電話以外に準備しなければいけない事の方が多いです。

 

電話転送問題は簡単なので、早々に片づけて労務管理などの検討に時間をかけた方がいいでしょう。

 

 

在宅勤務の電話転送を実現した「モバビジ」とは

【モバビジ】は、クラウドPBXのサービスです。

 

会社の内線電話機と同じようなことが、社員の個人スマホでできるようになります。

 

掛かってきた電話を直接受けたり、保留して転送したりもできます。

 

社員同士の通話は、内線通話と同じなので通話料無料です。

 

モバビジのアプリを使ってスマホから電話をかけると、相手に見える発信者は会社の電話番号になっています。

 

会社の内線電話でできる事なら、ほとんど同じことがスマホできますね。

 

費用は外線の回線数ではなく、使うスマホの台数によって決まりますが、意外と安いですね。

 

初期費用0円で、スマホ1台あたり月額350円なので、社内の稟議決済もすんなり通りました。

 

ベンダーからの提案資料や社内資料をここで公開できればいいのですが、残念ながらそれはできません。

 

モバビジのサイトに「お問い合わせ・資料請求フォーム」があるので、問い合わせをされてみるといいと思います。

 

まずは資料請求でもいいのですが、問い合わせフォームに「代理店からの連絡希望」と書いた方が手っ取り早いでしょう。

 

モバビジのホームページは↓です

 

当社の社長から示されたテレワークでの電話対応の条件

テレワークへの移行にあたって、電話対応について当社の社長からの指示は次のようなものでした。

 

下げてはいけないもの

  • 顧客満足度(取引先に対する電話応対の質)
  • 社員の業務効率
  • 情報セキュリティ
  • 従業員満足度(ES)

下げたいもの

  • 電話代、通信費
  • 従業員のコロナ感染リスク

 

はい、いつも単純明快な指示で助かります(苦笑)

 

これを実現するために、具体的な計画から策定するのが私の仕事なのです。

 

しかし今回は、計画段階ではほとんど何もせずに済みました。

 

なぜなら、モバビジだけで社長の条件は全て解決できたからです。

 

この件に関してだけ言えば、私がした事は、もらったモバビジの提案資料を経営会議に出して説明するだけでした。

 

 

導入前に確認したこと

当社の場合は、付き合いのあるシステムベンダーが、たまたまモバビジの代理店もやっていたのです。

 

担当者に来てもらって不安な事を、根掘り葉掘り聞いていたので、経営会議での説明も困りませんでした。

電話の音質

在宅勤務者の個人スマホで使っても、通話の音質は大丈夫?

声がこもったり、響いたり、タイムラグがあったりしない?

「音質がいい」というのが、モバビジの最大の特長です。

クラウドPBXのデータセンターとNTT電話網が直結しているので音声に劣化や遅れがありません。

 

実際に使ってみても、電話の声に違和感はありませんでした

 

回線や電話番号の変更は必要?

今の会社の電話回線や電話番号はそのまま使える?
NTTのひかり電話なら、複数回線あっても全てそのまま変更なしで使えます。

 

外線4回線すべてNTTひかり電話だったので、電話回線は何もしなくて大丈夫でした。

 

操作性

着信転送などの操作は簡単?
スマホには専用アプリをインストールしてもらいます。

iOSでもAndroidでも使えます。
アプリの操作方法を覚えてもらう必要はありますが、簡単だと思いますよ。

 

若い社員は全然大丈夫でしたが、一部の管理職から操作性で文句を言われました。

面倒くさい人は何しても面倒くさいです(苦笑)


 

セキュリティ

在宅勤務者の個人スマホで使うけど、セキュリティは大丈夫?
サービスを提供しているデータセンターとNTTの電話回線網が直結していて、インターネット網を通らない仕組みになっています。

クラウド電話帳のデータも漏えいしないように、データセンターのシステムで守られています。

 

「クラウド電話帳」でセキュリティはむしろ上がったと評価しています。
今までは携帯紛失時の個人情報漏えい防止のため、携帯の電話帳にはフルネームを登録しないというルールにしていましたが、あまり守られていないのが実情でした。
個人携帯の電話帳は使わなくなるので、業務に関係する電話帳データは在宅勤務者のスマホからは削除するよう指導しています。

 

利用料金

利用にかかる費用は?
初期費用はO円で、使うスマホ1台につき350円の月額ランニングコストのみです。

外線に電話をかけた時の電話代は、いままでどおりです。

 

実際は、通信費がかなり減りました。

社内にいる時でも社給携帯で電話をかけている不届き者も多かったようです。
14台あった社給携帯は全て解約したので、それだけで毎月10万円前後の経費節減になりました。


 

他にもあったと思いますが、詳細はホームページで確認してみて下さい。
 ↓ ↓

 

一部社員の在宅勤務が始まっています

在宅勤務風景当社では、在宅勤務はまだ一部の社員ですが、既に始まっています。

 

実際に始まると、電話転送以外の課題がたくさん見えてきました。

 

在宅勤務を考えた時、最初に電話転送問題から着手したのは正解でした。

 

モバビジは在宅勤務以外の全社員が使っていますが、在宅勤務に対する社員の意識改革という意味でもよかったですね。

 

モバビジはスマホ1台当たり350円だけで使えるので、社員数の少ない中小企業での導入に向いていると思います。

 

テレワーク準備のうち、電話転送は頭を悩ますような課題ではありませんでした。

 

Web会議、ペーパーレス、VDI、情報セキュリティ、それに労務管理や社員の意識改革など、悩ましい問題は他にあります。

 

電話転送問題は最初にサクッと片づけて、本当の課題に取り組みましょう。

 

 

在宅勤務のメリットとデメリット

在宅勤務をすすめるために、テレワークの一般的なメリットとデメリットを整理しておきましょう。

 

自社の業務・業態にあてはめてみれば、電話対応・転送以外の課題も見えてくるはずです。

 

在宅勤務のメリット

在宅勤務の良いイメージ図
在宅勤務には、主に次のようなメリットがあります。

感染症拡大予防

新型コロナウイルスの感染症拡大予防は、在宅勤務・テレワーク推進の大きなきっかけになりました。

 

今や在宅勤務・テレワークは、社員の健康を守ることが大きな目的になっています。

 

業務効率・生産性の向上

会社のオフィス勤務で働いている場合には、予定外の打ち合わせや会議、顧客からの連絡などで業務が中断されてしまうことが多々あります。

 

そうなると、集中して業務に取り組めませんが、在宅勤務ではこうした中断を減らせます。

 

業務を遂行する集中力を高く維持でき、業務効率や生産性の向上につながるでしょう。

 

通勤や出張の時間とコストの削減

満員電車や長距離通勤で、疲労や精神的なストレスを感じている人もいるでしょう。

 

在宅勤務者に電話転送ができるようになって出社する必要がなくなれば、社員の負荷を軽減できて生産性向上にも寄与します。

 

電話にかかる通信費削減だけでなく、通勤費や出張旅費のコスト削減も大きいはずです。

 

会議・打合せの効率化

社内コミュニケーション効率化のためのオンラインの会議や打ち合わせは、多くの企業で既に導入が進んでいます。

 

それでも、まだ会議室に人を集めて長話をしないと気がすまない上司もいるのではないでしょうか。

 

在宅勤務になれば、社内会議・打合せはオンラインになり、社員がわざわざ会議室に集まる必要はなくなります。

 

電話転送以外のツールやルールを工夫する必要がありますが、社内会議・打合せの効率化を図ることができます。

 

良質な人材を確保

在宅勤務なら、遠方在住者でも新たに優秀な人材を確保することができます。

 

また、介護・育児が必要な家族がいる社員が、働き続けることができるようになります。

 

また、柔軟な働き方を取り入れてワークライフバランスを重視する企業として、自社のアピールポイントになるでしょう。

 

在宅勤務のデメリット

在宅勤務の悪いイメージ

 

一方、在宅勤務には、主に以下のようなデメリットや注意すべき点があります。

勤怠管理が難しくなる

在宅勤務者は、会社から見るといつ働いているのかがわかりにくくなります。

 

勤怠管理の方法も変えなければならないので、在宅勤務者の勤怠管理の見直しに手間とコストがかかってしまいます。

 

仕事とプライベートの線引き

勤怠管理にもかかわることですが、在宅勤務は仕事とプライベート線引きが曖昧になってしまうケースがあります。

 

家事などの合間に仕事をする場合に、都度準備や集中するために時間がかかってしまうと、時間の無駄になり、場合によっては作業効率が落ちたり、ダラダラ残業になってしまったりということがありがちです。

 

コミュニケーション不足

在宅勤務では、上司や同僚と直接顔を合わせる機会が減ってコミュニケーション不足が懸念されます。

 

直接顔を合わせていると、会話だけでなく表情や雰囲気から察することも多々あります。

 

問題を共有して助け合うことができず、現場を一人にしてしまう事で、業務上のさまざまな問題点が放置されてしまうのは避けたいところです。

 

情報セキュリティの確保が難しくなる

在宅勤務では、業務上の秘密情報や個人情報を自宅で扱うことになりかねません。

 

情報漏えいを防ぐために、一定のルールとVDI・SBCといったセキュリティ強化の仕組みを考えることが必要になります。

 

人事評価が難しくなる

在宅勤務では、上司が自宅で働く社員の業務を直接見ることができません。

 

そうなると、仕事の結果や成果物だけで評価をされる傾向が強くなります。

 

電話転送問題は最初に片づけて、本当の課題に取り組みましょう

いかがだったでしょうか?

 

在宅勤務者の電話転送は、最初に何とかしなければならない問題ですが、全然難しい問題ではありません。

 

現在当社では、電話転送問題はモバビジでクリアして、現在は遠隔会議と情報セキュリティのシステムとルールの見直しをしています。

 

はっきり言って、電話転送ごときでグダグダ考えている場合ではありません。

 

セキュリティ問題は効率化とコストの兼ね合いが悩ましくて、業者さんにも手伝ってもらっているところです。

 

VDIは本気でやろうとすると、ライセンス料などのコストがかなりかかりますね。

 

勤怠管理と人事考課は別の担当者がやっているのを私も手伝っているのですが、こちらの方もやはり面倒ですね。

 

電話転送の問題みたいに、サクッと片付けば楽なのですが…