オフィスでの電話転送在宅勤務者への電話転送・取次問題をどうすればいいか気になっていますか?

 

新型コロナの影響で緊急事態宣言が出され、当社のような中小企業でもテレワークを推進することになりました。

 

私は社内システム管理者なので、テレワークのための環境を整えなければなりません。

 

そこで解決すべき問題のひとつが、日々かかってくる電話の転送・取次をどうするかという事でした。

 

電話対応は当社の業務の中でもとても重要なので、これは難問に思えました。

 

そこで付き合いのあるシステムベンダーさんに相談したところ、これが拍子抜けするぐらい簡単な事だったのです。

 

 

在宅勤務者の電話転送問題はサクッと解決

モバビジむりゅ内線転送電話の図解
在宅勤務者向けの電話で提案してもらったのは、【モバビジ】というスマホで使える内線電話のしくみでした。

 

じつはテレワーク環境整備で、電話転送は大した問題ではなかったのです。

 

他にも取り組まなければならない課題はたくさんあるので、電話は最初に解決しておいて正解でした。

 

なぜなら、テレワークに本格的に移行する前から、導入メリットが目に見える形で出たからです。

 

社員にも好評で、「これなら在宅勤務も問題なくできそう」という声もあがってきています。

 

テレワーク導入には電話以外に準備しなければいけない事の方が多いです。

 

電話転送問題は簡単なので、早々に片づけて労務管理などの検討に時間をかけた方がいいでしょう。

 

 

在宅勤務の電話転送を実現した「モバビジ」とは

【モバビジ】は、クラウドPBXのサービスです。

 

会社の内線電話機と同じようなことが、社員の個人スマホでできるようになります。

 

掛かってきた電話を直接受けたり、保留して転送したりもできます。

 

社員同士の通話は、内線通話と同じなので通話料無料です。

 

モバビジのアプリを使ってスマホから電話をかけると、相手に見える発信者は会社の電話番号になっています。

 

会社の内線電話でできる事なら、ほとんど同じことがスマホできますね。

 

費用は外線の回線数ではなく、使うスマホの台数によって決まりますが、意外と安いですね。

 

初期費用0円で、スマホ1台あたり月額350円なので、社内の稟議決済もすんなり通りました。

 

ベンダーからの提案資料や社内資料をここで公開できればいいのですが、残念ながらそれはできません。

 

モバビジのサイトに「お問い合わせ・資料請求フォーム」があるので、問い合わせをされてみるといいと思います。

 

まずは資料請求でもいいのですが、問い合わせフォームに「代理店からの連絡希望」と書いた方が手っ取り早いでしょう。

 

モバビジのホームページは↓です

 

当社の社長から示されたテレワークでの電話対応の条件

テレワークへの移行にあたって、電話対応について当社の社長からの指示は次のようなものでした。

 

下げてはいけないもの

  • 顧客満足度(取引先に対する電話応対の質)
  • 社員の業務効率
  • 情報セキュリティ
  • 従業員満足度(ES)

下げたいもの

  • 電話代、通信費
  • 従業員のコロナ感染リスク

 

はい、いつも単純明快な指示で助かります(苦笑)

 

これを実現するために、具体的な計画から策定するのが私の仕事なのです。

 

しかし今回は、計画段階ではほとんど何もせずに済みました。

 

なぜなら、モバビジだけで社長の条件は全て解決できたからです。

 

この件に関してだけ言えば、私がした事は、もらったモバビジの提案資料を経営会議に出して説明するだけでした。

 

 

導入前に確認したこと

当社の場合は、付き合いのあるシステムベンダーが、たまたまモバビジの代理店もやっていたのです。

 

担当者に来てもらって不安な事を、根掘り葉掘り聞いていたので、経営会議での説明も困りませんでした。

電話の音質

在宅勤務者の個人スマホで使っても、通話の音質は大丈夫?

声がこもったり、響いたり、タイムラグがあったりしない?

「音質がいい」というのが、モバビジの最大の特長です。

クラウドPBXのデータセンターとNTT電話網が直結しているので音声に劣化や遅れがありません。

 

実際に使ってみても、電話の声に違和感はありませんでした

 

回線や電話番号の変更は必要?

今の会社の電話回線や電話番号はそのまま使える?
NTTのひかり電話なら、複数回線あっても全てそのまま変更なしで使えます。

 

外線4回線すべてNTTひかり電話だったので、電話回線は何もしなくて大丈夫でした。

 

操作性

着信転送などの操作は簡単?
スマホには専用アプリをインストールしてもらいます。

iOSでもAndroidでも使えます。
アプリの操作方法を覚えてもらう必要はありますが、簡単だと思いますよ。

 

若い社員は全然大丈夫でしたが、一部の管理職から操作性で文句を言われました。

面倒くさい人は何しても面倒くさいです(苦笑)


 

セキュリティ

在宅勤務者の個人スマホで使うけど、セキュリティは大丈夫?
サービスを提供しているデータセンターとNTTの電話回線網が直結していて、インターネット網を通らない仕組みになっています。

クラウド電話帳のデータも漏えいしないように、データセンターのシステムで守られています。

 

「クラウド電話帳」でセキュリティはむしろ上がったと評価しています。
今までは携帯紛失時の個人情報漏えい防止のため、携帯の電話帳にはフルネームを登録しないというルールにしていましたが、あまり守られていないのが実情でした。
個人携帯の電話帳は使わなくなるので、業務に関係する電話帳データは在宅勤務者のスマホからは削除するよう指導しています。

 

利用料金

利用にかかる費用は?
初期費用はO円で、使うスマホ1台につき350円の月額ランニングコストのみです。

外線に電話をかけた時の電話代は、いままでどおりです。

 

実際は、通信費がかなり減りました。

社内にいる時でも社給携帯で電話をかけている不届き者も多かったようです。
14台あった社給携帯は全て解約したので、それだけで毎月10万円前後の経費節減になりました。


 

他にもあったと思いますが、詳細はホームページで確認してみて下さい。
 ↓ ↓

 

一部社員の在宅勤務が始まっています

在宅勤務風景当社では、在宅勤務はまだ一部の社員ですが、既に始まっています。

 

実際に始まると、電話転送以外の課題がたくさん見えてきました。

 

在宅勤務を考えた時、最初に電話転送問題から着手したのは正解でした。

 

モバビジは在宅勤務以外の全社員が使っていますが、在宅勤務に対する社員の意識改革という意味でもよかったですね。

 

モバビジはスマホ1台当たり350円だけで使えるので、社員数の少ない中小企業での導入に向いていると思います。

 

テレワーク準備のうち、電話転送は頭を悩ますような課題ではありませんでした。

 

Web会議、ペーパーレス、VDI、情報セキュリティ、それに労務管理や社員の意識改革など、悩ましい問題は他にあります。

 

電話転送問題は最初にサクッと片づけて、本当の課題に取り組みましょう。

 

 

 

電話転送問題は最初に片づけて、本当の課題に取り組みましょう

いかがだったでしょうか?

 

在宅勤務者の電話転送は、最初に何とかしなければならない問題ですが、全然難しい問題ではありません。

 

現在当社では、電話転送問題はモバビジでクリアして、現在は遠隔会議と情報セキュリティのシステムとルールの見直しをしています。

 

はっきり言って、電話転送ごときでグダグダ考えている場合ではありません。

 

セキュリティ問題は効率化とコストの兼ね合いが悩ましくて、業者さんにも手伝ってもらっているところです。

 

VDIは本気でやろうとすると、ライセンス料などのコストがかなりかかりますね。

 

勤怠管理と人事考課は別の担当者がやっているのを私も手伝っているのですが、こちらの方もやはり面倒ですね。

 

電話転送の問題みたいに、サクッと片付けば楽なのですが…